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Mit intelligentem E-Mail-Management profitiert das gesamte Unternehmen

Zum Austausch von Informationen im Unternehmenskontext ist die E-Mail noch immer der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal. Bei jeder beruflichen E-Mail-Adresse in Deutschland gehen durchschnittlich 26 E-Mails pro Tag ein (Quelle: Bitkom). Ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Mitarbeitern empfängt also täglich etwa 6500 E-Mails. Bei ca. 200 Arbeitstagen sind das 1,3 Millionen E-Mails im Jahr – Tendenz steigend. Wie aber begegnet man der immer weiter wachsenden Kommunikationsflut im Unternehmen am besten?

Darüber hinaus gilt es, im Spannungsfeld zwischen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (geregelt durch die GoBD) und dem Thema Datenschutz (Stichwort EU-DSGVO) die richtigen Lösungen zu finden. Wie also speichert man geschäftliche E-Mails rechtskonform und sicher?

Intelligentes E-Mail-Management mit ELO

Und schließlich geht es beim Thema E-Mail auch immer darum, die dort enthaltenen Informationen effizienter zu nutzen, um letztlich E-Mails vermeiden zu können. Davon profitiert das gesamte Unternehmen – von der Buchhaltung, über die Personalabteilung bis hin zum Einkauf. Nur, wie verhindert man unnötiges E-Mail-Pingpong?

Die E-Mail als Teil des Informationsmanagements in Ihrem Unternehmen

Antworten auf diese Fragen liefern intelligente E-Mail-Management-Systeme. Eingebunden in ein System für Enterprise-Content-Management (ECM) schaffen sie beste Voraussetzungen, um zu einem elementaren Baustein Ihrer Unternehmens-IT zu werden.

Infrastruktur

E-Mail-Systeme effizient nutzen und Mailserver entlasten

Automatisierung

E-Mails automatisiert weiterverarbeiten   

Archivierung

E-Mails sicher und rechtskonform aufbewahren   

Inhaltsanalyse

E-Mails inhaltlich analysieren und Informationen gezielt nutzen

Prozesszuordnung

E-Mails intelligent in Unternehmensprozesse einbinden   

E-Mail-Vermeidung

E-Mails vermeiden durch neue Formen der Zusammenarbeit

Infrastruktur

Effizientes E-Mail-Management schont Ihre Serverkapazitäten, reduziert Backup-Zeiten und sorgt für reibungslose Abläufe – egal ob Mailserver lokal oder in der Cloud gehostet sind. Denn auch für Cloud-Dienste, wie zum Beispiel Microsoft 365, bieten E-Mail-Management-Lösungen als Teil einer ECM-Strategie im Unternehmen die notwendigen Anbindungen. So können sämtliche E-Mail-Dienste optimal zusammenarbeiten.

Archivierung

Ein weiterer zentraler Aspekt ist das Thema Archivierung: die Langzeitaufbewahrung von E-Mails an einem zentralen Ort, an dem sie sicher und gemäß gesetzlichen Vorgaben abgelegt sowie jederzeit blitzschnell auffindbar sind. Ein ECM-System ist ein solcher Ort, denn es bietet die besten Voraussetzungen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht gemäß GoBD. Aber auch den Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO werden Sie mit einem ECM-System, zum Beispiel durch individuelle Berechtigungskonzepte, Protokollierung und Zugriffskontrollen, jederzeit gerecht.

Prozesszuordnung

E-Mail-Management bedeutet auch: die Zuordnung und Weitergabe von E-Mails an nachgelagerte Unternehmensprozesse. Davon profitieren zum Beispiel die Mitarbeiter in der Buchhaltung. Intelligente Analysetools innerhalb eines ECM-Systems sorgen dafür, dass diese die richtigen Schlüsse für die Weiterverarbeitung von E-Mails ziehen können. Enthält eine E-Mail beispielsweise Rechnungsdaten, wie Rechnungsnummer und Rechnungsbeträge, oder eine Rechnung im PDF-Format als Anhang, kann sie im ECM-System automatisch dem Rechnungseingangsprozess zugeordnet werden – so werden keine Skontofristen verpasst und die Effizienz in der Buchhaltung steigt um ein Vielfaches.

Automatisierung

Diverse Automatismen, wie zum Beispiel ein zuverlässig funktionierender Spamfilter, sind ebenfalls ein wichtiger Bestandteil des E-Mail-Managements im Unternehmen. Dazu zählen aber auch neue Möglichkeiten der Automatisierung, wie zum Beispiel automatisch generierte Antworten, die in unterschiedlichen Fachabteilungen von Nutzen sein können. Die Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz solcher Auto-Responder ergeben, reichen von der einfachen Eingangsbestätigung bis hin zu mehr Kundenbindung durch automatisierte Kommunikation – und werden in der Zukunft des E-Mail-Managements eine noch größere Rolle spielen.

Inhaltsanalyse

Zu den erweiterten Möglichkeiten modernen E-Mail-Managements zählt auch die KI-gestützte inhaltliche Analyse von E-Mails, die nicht nur Kopfdaten berücksichtigt, sondern anhand sämtlicher auch im E-Mail-Body befindlicher Informationen Rückschlüsse zieht. Auf dieser Grundlage lassen sich im Anschluss wiederum automatische Antworten generieren. Hat Ihr Kunde zum Beispiel eine Anfrage zu einem bestimmten Produkt, können die Inhalte der Anfrage dafür genutzt werden, automatisiert eine entsprechende Antwort vorzubereiten. Darüber freuen sich nicht nur Einkauf und Vertrieb, sondern auch die Buchhaltung.

Whitepaper „E-Mail-Management”

Die E-Mail ist aus der Kommunikation im Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Doch wie speichert man geschäftliche E-Mails rechtskonform und sicher? Und welche Rolle spielt dabei ein ECM-System? Antworten darauf liefert Ihnen das Whitepaper.

Weniger ist mehr: Schluss mit lästigem E-Mail-Pingpong

Betrachten Sie aber auch die Vermeidung von E-Mails als einen wesentlichen Bestandteil des E-Mail-Managements in Ihrem Unternehmen. Sehen Sie doch einmal genau hin: Wie viele Mails in Ihren Postfächern könnten vermieden bzw. durch andere Kommunikationsformen ersetzt werden? Hierfür bieten ECM-Systeme die entsprechenden Lösungen an. Neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, wie zum Beispiel Diskussionen mit Kollegen per Chat direkt am Ablageort eines Dokuments, machen das berühmte E-Mail-Pingpong überflüssig und entlasten damit die Postfächer.

Die Lösung: E-Mail-Management als Teil einer ECM-Lösung

Betrachten Sie den Umgang mit E-Mails in Ihrem Unternehmen also nicht als losgelöstes Problem, sondern sehen Sie es als Baustein einer übergeordneten IT-Strategie. Die Grundlage einer solchen Strategie bilden Systeme für Enterprise-Content-Management, die mit Ihrer E-Mail-Infrastruktur optimal zusammenarbeiten.

Podcast „E-Mail-Management”

Ist die E-Mail ein Auslaufmodell? Wie kann mein Unternehmen der E-Mail-Flut Herr werden? Wie geht modernes und sinnvolles E-Mail-Management? Diese Fragen beantwortet unser Fachmann für E-Mail-Management, Daniel Mikeleit, im Digitalisierungs-Podcast ELOtalk.

Wie verbinde ich E-Mail-Systeme und ECM-Systeme miteinander?

Für die reibungslose Zusammenarbeit Ihrer E-Mail-Infrastruktur mit einem ECM-System müssen E-Mails ihren Weg in das ECM-System finden. Dies ist sowohl anwendergesteuert bzw. clientbasiert, als auch automatisiert über serverseitige Prozesse möglich.

Archivierung mit ELO - automatisiert oder manuell

Würth Elektronik setzt auf integriertes E-Mail-Management

„Wir legen E-Mails im Rahmen unserer ECM-Lösung vollautomatisch und vorgangsbezogen ab – so geht keine Information verloren.“

Thomas Kalmbach, Teamleitung Business Applications, Würth Elektronik GmbH & Co. KG

Ihr Weg zu intelligentem E-Mail-Management

Mit einem ECM-System legen Sie den Grundstein für ganzheitliches Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen. Bauen Sie auf dieser Grundlage Ihre ganz individuelle E-Mail-Management-Lösung:

Ganz egal ob Ihre E-Mail-Infrastruktur auf Microsoft 365 und Exchange, Microsoft Office und Outlook oder auf HCL (IBM) Notes basiert – mit den Softwarelösungen von ELO Digital Office machen Sie mehr aus Ihren Mails.

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